信息化项目报销及归档流程

信息化项目报销及归档流程

时间 :  2022-04-22

一、服务对象

信息化项目建设单位(项目验收)

二、办理流程

1.合同使用部门准备报销资料交至计划财务处报销。

合同报销资料如下:

1)发票

2)合同款发票会签单(一式两份)

3)嘉兴大学采购项目审批表(打印一份)

4)合同(原件一份)

5)嘉兴大学货物或服务合同验收单(原件一份)

6)货物类(软件、硬件)合同需使用部门至资产与实验室管理处做资产

2.合同使用部门需提交信息化项目全流程归档资料至信息技术中心。

归档资料如下(合同金额在100万元以上(含100万元)的是重大合同;合同金额在50万元以上(含50万元)100万元以下的是重要合同;合同金额在50万元以下的为一般合同):

1)一般或重要合同

合同拟定时提交资料:(按照顺序整理电子版发送至信息技术中心)

项目论证资料(嘉兴大学信息化项目申报书、专家论证表)(原件扫描pdf)

嘉兴大学采购项目审批表(pdf)

采购文件docx)

采购响应文件pdf)

中标通知书pdf)

合同电子稿docx)

合同签订后提交资料:(按照顺序提交)

嘉兴大学合同审签单(办公系统打印1份

合同(原件2份

合同报销后提交资料:(按照顺序提交

验收报告及相关验收资料(原件1份

嘉兴大学货物或服务合同验收单原件1份

③合同款发票会签单(原件1份)

项目档案移交登记表(原件2份

2) 重大合同:

合同拟定时提交资料:(按照顺序整理电子版发送至信息技术中心)

校长办公会议纪要pdf)

项目论证资料(嘉兴大学信息化项目申报书、专家论证表)(原件扫描pdf)

立项审批依据即嘉兴大学采购项目审批表pdf)

政府采购计划书pdf)

⑤招标文件联审纪要pdf)

项目现场踏勘证明(原件扫描pdf)

采购文件docx)

采购响应文件pdf)

中标通知书pdf)

合同电子稿docx)

合同签订后提交资料:(按照顺序提交)

嘉兴大学合同审签单(采购系统打印1份

合同(原件2份

合同报销后提交资料:(按照顺序提交

验收报告及相关验收资料原件1份

嘉兴大学货物或服务合同验收单原件1份

合同款发票会签单原件1份

项目档案移交登记表(原件2份

三、表格下载

《项目档案移交登记表(一般或重要合同)》

《项目档案移交登记表(重大合同)》

四、联系方式

咨询电话:0573-83643366

办公地点:龙星阁信息技术中心161室

办理时间:工作日8:00-11:30 13:30-17:00

地址:浙江省嘉兴市广穹路899号
邮编:314001

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