一、服务对象

信息化项目建设单位（项目已验收）

二、办理流程

1.合同使用部门准备报销资料交至计划财务处报销。

合同报销资料如下：

1）发票

2）合同款发票会签单（一式两份）

3）嘉兴大学采购项目审批表（打印一份）

4）合同（原件一份）

5）嘉兴大学货物或服务合同验收单（原件一份）

6）货物类（软件、硬件）合同需使用部门至资产与实验室管理处做资产

2.合同使用部门需提交信息化项目全流程归档资料至信息技术中心。

归档资料如下（合同金额在100万元以上（含100万元）的是重大合同；合同金额在50万元以上（含50万元）100万元以下的是重要合同；合同金额在50万元以下的为一般合同）：

1）一般或重要合同：

合同拟定时提交资料：（按照顺序整理电子版发送至信息技术中心）

①项目论证资料（嘉兴大学信息化项目申报书、专家论证表）（原件扫描pdf）

②嘉兴大学采购项目审批表（pdf）

③采购文件（docx）

④采购响应文件（pdf）

⑤中标通知书（pdf）

⑥合同电子稿（docx）

合同签订后提交资料：（按照顺序提交）

①嘉兴大学合同审签单（办公系统打印件1份）

②合同（原件2份）

合同报销后提交资料：（按照顺序提交）

①验收报告及相关验收资料（原件1份）

②嘉兴大学货物或服务合同验收单（原件1份）

③合同款发票会签单（原件1份）

④项目档案移交登记表（原件2份）

2) 重大合同：

合同拟定时提交资料：（按照顺序整理电子版发送至信息技术中心）

①校长办公会议纪要（pdf）

②项目论证资料（嘉兴大学信息化项目申报书、专家论证表）（原件扫描pdf）

③立项审批依据即嘉兴大学采购项目审批表（pdf）

④政府采购计划书（pdf）

⑤招标文件联审纪要（pdf）

⑥项目现场踏勘证明（原件扫描pdf）

⑦采购文件（docx）

⑧采购响应文件（pdf）

⑨中标通知书（pdf）

⑩合同电子稿（docx）

合同签订后提交资料：（按照顺序提交）

①嘉兴大学合同审签单（采购系统打印件1份）

②合同（原件2份）

合同报销后提交资料：（按照顺序提交）

①验收报告及相关验收资料（原件1份）

②嘉兴大学货物或服务合同验收单（原件1份）

③合同款发票会签单（原件1份）

④项目档案移交登记表（原件2份）

三、表格下载

《项目档案移交登记表（一般或重要合同）》

《项目档案移交登记表（重大合同）》

四、联系方式

咨询电话：0573-83643366

办公地点：龙星阁信息技术中心161室

办理时间：工作日8:00-11:30 13:30-17:00